Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für den technischen Betrieb dieser Tool-App ist Tom Kothe / Waterkant KI, Neuer Wall 80, 20354 Hamburg.

Diese Datenschutzhinweise gelten für den Reisekosten-Assistenten auf travel.waterkant-ki.de einschließlich eingebetteter Nutzung in Microsoft Teams.

2. Zweck und Funktionsumfang des Tools

Der Reisekosten-Assistent dient der strukturierten Erfassung, Prüfung und Ablage von Reisekosten, Belegen und zugehörigen Metadaten.

Je nach gebuchtem Modell erfolgt die Nutzung als Web-App, als eingebettete Ansicht oder als Microsoft-Teams-Tab mit automatischer Anmeldung per Teams-SSO.

3. Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung können insbesondere Stammdaten der einreichenden Person, Reise- und Abrechnungsdaten, Belegdateien, Projekt- oder Kostenstellenbezüge, technische Protokolldaten sowie Freigabe- und Bearbeitungsstände verarbeitet werden.

Bei Teams-SSO oder Microsoft-Login verarbeiten wir außerdem die übermittelten Identitätsdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Tenant-Zuordnung und technische Token-Metadaten zur Authentifizierung und Zugriffskontrolle.

4. Anmeldung und Zugriffskontrolle

Die Anmeldung kann je nach Konfiguration über Microsoft Entra ID, über Teams-SSO oder als Fallback per E-Mail-Code erfolgen. Die Zugangsdaten selbst werden nicht im Klartext gespeichert.

Zur Absicherung gegen Missbrauch setzen wir technische Schutzmechanismen wie signierte oder verschlüsselte Sitzungstoken, serverseitige Prüfungen und Rate-Limits ein.

5. Microsoft Teams und Gruppenbezug

Wird das Tool als Teams-Tab genutzt, kann die App den angemeldeten Teams-Nutzer automatisch übernehmen. Sofern eine Team-ID hinterlegt ist, kann außerdem geprüft werden, welche Mitglieder zur freigegebenen Microsoft-365-Gruppe gehören.

Diese Gruppenabfrage dient ausschließlich dazu, zulässige Nutzerinnen und Nutzer zu erkennen, Eingaben vorzubelegen oder Team-bezogene Berechtigungen im Tool umzusetzen.

6. Speicherung im Kundentenant

Bei Premium- oder Company-Setups werden operative Fachdaten einschließlich Belegen und Abrechnungen in der Regel im Microsoft-365-System des Kunden gespeichert, insbesondere in SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken des jeweiligen Kundentenants.

Für diese im Kundensystem abgelegten Fachinhalte bleibt der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich für seine eigenen Prozesse verantwortlich, insbesondere für Rechtsgrundlagen, Zugriffsverwaltung, Informationspflichten und Löschkonzepte.

7. Technischer Betrieb

Die App wird technisch als Webanwendung betrieben. Dabei fallen übliche Server- und Protokolldaten an, die zur Bereitstellung, Stabilität und Fehleranalyse erforderlich sind.

Zur rein technischen Reichweiten- und Leistungsanalyse kann Vercel Web Analytics eingesetzt werden. Eine Nutzung der Daten zu einem davon abweichenden Zweck erfolgt nicht.

8. Kontakt- und System-E-Mails

Soweit die App E-Mail-Codes oder andere transaktionale Nachrichten versendet, erfolgt dies ausschließlich zur Authentifizierung oder zur technischen Bereitstellung der gebuchten Leistung.

Die dabei verarbeiteten E-Mail-Adressen werden nicht für davon unabhängige Werbezwecke innerhalb dieses Tools verwendet.

9. Speicherdauer

Technische Protokoll- und Sitzungsdaten speichern wir nur so lange, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Support und Fehleranalyse erforderlich ist.

Für Fachinhalte im Kundentenant gelten die vom Kunden festgelegten Aufbewahrungs- und Löschfristen des jeweiligen Microsoft-365-Systems.

10. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen eine Verarbeitung.

Soweit Daten im Kundensystem verarbeitet werden, ist regelmäßig zunächst der jeweilige Kunde als Betreiber dieses Systems die passende Anlaufstelle.

11. Beschwerderecht

Es besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.